「あの人に聞かないと分からない」
そういう仕事が、職場の中に少しずつ増えていくことがあります。
最初は、それほど困らないかもしれません。
担当者が分かっていて、
その人がやれば進む。
周りも、
「任せておけば大丈夫」
と思える。
むしろ一見すると、
その方が早くてラクに見えることもあります。
でも、そういう状態が長く続くと、
小さなムダが少しずつ積み重なっていくように思います。
たとえば、
そのやり方しか知らないから、
「もっとラクな方法があるかもしれない」
という発想自体が生まれにくい。
今のやり方で回っているから、
わざわざ変える必要を感じない。
そもそも、それが正しいのか、
もっと良いやり方があるのかを見直すきっかけもない。
そうやって、
やり方は少しずつ
“その人の中だけで成立するもの”
になっていきます。
属人化は、今すぐ困るものではないかもしれません。
でも、気づかないうちに
「その人しか分からない仕事」が増えていくと、
現場の中に小さなムダや負担が積み重なっていきます。
今回は、その流れを少し分解して考えてみます。
担当者が一人だと、何が起きやすいのか
担当者が一人だと、
仕事の流れや判断基準が
その人の中にたまりやすくなります。
- 何を見て判断しているのか
- どの順番で進めているのか
- どこに気をつけているのか
- 例外が出たとき、どう対応しているのか
そういうものが、
言葉や形として残らないまま
進んでいくことがあります。
すると、新しい人が入ってきたときに、
スムーズに引き継ぐのが難しくなるのです。
説明しようとしても、
「なんとなくこうしている」
「前からこうだから」
「そのときによって違う」
が増えてしまう。
複数人で分担しようとしても、
やり方が共有されていないから、
結局一人でしかできないままになることもあります。
小さなムダは、静かに増えていく
属人化している状態は、
大きなトラブルが起きていないうちは、
問題として見えにくいことも多いです。
でも実際には、
- 業務が増えるたびに、就業時間を延ばして対応する
- 毎回その人に確認しないと進まない
- 人が増えても、教える負担が一人に集中する
- その人がいないと止まる仕事が増える
そんなふうに、
小さなムダや負担が
静かに積み重なっていきます。
しかも、長くその状態が続いていると、
「これが普通」と思いやすい。
だから、いざ業務の棚卸しをしてみると、
思っていた以上に業務が膨らんでいて
驚くこともあります。
本当はもっと早く、
切り分けたり、見える形にしたり、
減らせるところもあったのかもしれない。
でも、その時点ではもう
一つひとつが複雑に絡み合っていて、
どこから手をつければいいのか分かりにくくなっていることもあります。
ベテランの知識だけで回っている怖さ
経験がある人の知識は、
もちろん大きな力です。
現場を支えてきたものでもあると思います。
ただ、それがその人の中にだけある状態だと、
いなくなったあとに初めて困ることがあります。
- なぜその判断をしていたのか分からない
- 例外対応の基準が残っていない
- 何か起きても、どこから見直せばいいか分からない
つまり、
問題が起きたあとに、
対応策そのものが見えにくくなることがある。
これが、属人化のいちばんしんどいところかもしれません。
属人化を減らすことは、ラクをするためでもある
属人化を減らすというと、
「ちゃんと整えましょう」
という堅い話に聞こえるかもしれません。
でも本当は、
もっとラクに仕事を回せるようにするためのことでもあると思います。
- 一人に負担が偏らない
- 新しい人が入っても引き継ぎしやすい
- 複数人で分担しやすい
- 問題が起きても見直しやすい
こういう状態になるだけで、
現場の疲れ方はかなり変わるはずです。
一人で抱え続けないこと。
やり方を外に出していくこと。
判断基準を、少しずつ見える形にしていくこと。
その積み重ねが、
小さなムダを減らし、
仕事を回しやすくしていくのだと思います。
まずは、
「この人しか分からない仕事」を
ひとつ書き出すところからでもいい。
そこから、属人化の輪郭は
少しずつ見えやすくなると思います。
業務の流れが人の中に入りすぎていて、
どこから整理したらいいか分からないときは、
一度外に出してみるだけでも見え方が変わります。
属人化している業務を整理したいけれど、
何から見たらいいか分からない。
そんなときは、
単発で一緒に流れを整理することもできます。